Como aplicar na prática o Ciclo PDCA em sua empresa

Após compreender o Ciclo PDCA e suas vantagens, é chegado o momento de “colocar a mão na massa”. É importante que se tenha em mente, além das diretrizes do ciclo, alguns pontos que devem ser evitados, tais como:
– fazer sem planejar: como já dissemos anteriormente planejamento é a base de tudo;
– definir metas sem métodos para atingi-las: sem método as metas se perdem no tempo e espaço;
– definir metas e não preparar o pessoal para executá-las: de que adianta ter mil metas se seus colaboradores/funcionários não sabem por onde começar a execução das mesmas?;
– fazer e não checar;
– não agir corretivamente quando necessário: os erros continuarão todos ali sempre;
– parar após completar o ciclo uma vez: PDCA é um processo contínuo, não perca isso de vista.
Isto posto, podemos falar na prática. Uma vez identificado o problema, e tudo mais, metas devem ser estabelecidas, certo? Dessas metas temos dois tipo: as para manter e as para melhorar. Metas para manter são aquelas que se transformarão em procedimento padrão da empresa; como por exemplo atender o telefone sempre antes de X toques; responder emails dentro de 24 horas; usar equipamentos de segurança… São elas que padronizam o serviço e fazem com que aquele ponto deficitário seja corrigido. Eventualmente essas metas, esses padrões podem sre mudados, conforme analisado no contexto da empresa. Lembre-se da melhoria contínua.
Já as metas para melhorar são aquelas que prestam a atingir novos resultados dentro da empresa; são elas que modificam a maneira de se trabalhar, como por exemplo aumentar a produtividade em 10% até o fim do ano; ou reduzir o desperdício de x material em y tempo. São essas metas que surgem ao longo da análise da empresa com o ciclo PDCA. Se vê o que pode/deve melhorar ou ser alterado e implanta planos para isso.
Tenha sempre em mente que o erro pode ocorrer em qualquer momento e em qualquer empresa. Faz parte da operação. Assim, encontrar culpados não é a solução; mas sim ver o que pode ter causado isso e mais: como corrigir e melhorar para que não aconteça novamente. Tudo é feito através de atitudes concretas e objetivas que devem ser tomadas no momento certo e com planejamento e monitoramento. Rodar o ciclo PDCA continuamente garante isso: que sua empresa funcione cada vez melhor e de maneira mais eficiente para atingir o sucesso e as metas pretendidas.